30.01.2026
Schenkungsteuer bei Eheverträgen und Vermögensübertragungen: Gestaltungsspielräume und Risiken
Vermögensübertragungen im Zusammenhang mit ehevertraglichen Vereinbarungen bergen erhebliche schenkungsteuerliche Risiken, die in der Praxis häufig unterschätzt werden. Dies gilt insbesondere für Fälle, in denen bereits vor der Eheschließung auf bestimmte Ansprüche verzichtet wird und hierfür eine Gegenleistung vereinbart ist. Steuerlich kann ein solcher Vorgang als freigebige Zuwendung qualifiziert werden und damit Schenkungsteuer auslösen.
Maßgeblich ist hierbei, ob eine schenkungsteuerlich relevante Gegenleistung vorliegt. Nach der Rechtsprechung stellen der Verzicht auf künftig entstehende Ansprüche, etwa auf Zugewinnausgleich, nachehelichen Unterhalt oder Hausratsteilung, regelmäßig keine Gegenleistung im schenkungsteuerrechtlichen Sinne dar. Der Grund hierfür liegt darin, dass diese Ansprüche erst mit der Beendigung der Ehe entstehen und zum Zeitpunkt des Verzichts noch nicht existent sind.
Wird dennoch Vermögen übertragen, etwa in Form eines Grundstücks oder eines Geldbetrags, liegt aus steuerlicher Sicht eine unentgeltliche Zuwendung vor. Diese unterliegt grundsätzlich der Schenkungsteuer, sofern die persönlichen Freibeträge überschritten werden. Der Umstand, dass die Vermögensübertragung im Rahmen eines notariellen Ehevertrags erfolgt, ändert an dieser steuerlichen Bewertung nichts.
Besonders problematisch ist, dass solche Gestaltungen häufig langfristige Auswirkungen haben. Die Schenkungsteuer entsteht mit der Ausführung der Zuwendung, also regelmäßig mit der Übertragung des Vermögens. Nachträgliche Anpassungen oder Korrekturen sind nur eingeschränkt möglich. Steuerzahler sollten daher bereits vor Abschluss entsprechender Vereinbarungen prüfen lassen, ob und in welchem Umfang schenkungsteuerliche Belastungen entstehen.
Eine frühzeitige steuerliche Beratung ist in diesen Fällen unerlässlich, um Gestaltungsalternativen zu prüfen und unerwünschte steuerliche Folgen zu vermeiden. Andernfalls drohen erhebliche Steuerbelastungen, die in vielen Fällen vermeidbar gewesen wären.
26.01.2026
Geschäftsführer und Unternehmer: Haftungsrisiken und steuerliche Pflichten im laufenden Geschäftsbetrieb
Für Geschäftsführer und Unternehmer bestehen umfangreiche steuerliche Pflichten, deren Verletzung nicht nur zu Steuernachzahlungen, sondern auch zu persönlichen Haftungsrisiken führen kann. Diese Risiken werden in der Praxis häufig unterschätzt, da sie nicht an vorsätzliches Fehlverhalten anknüpfen müssen. Bereits organisatorische Mängel, fehlende Kontrollen oder unzureichende Kenntnisse der steuerlichen Pflichten können ausreichen, um eine persönliche Haftung auszulösen. Für das Jahr 2026 ist daher entscheidend, dass die bestehenden Pflichten konsequent beachtet und organisatorisch abgesichert werden.
Zu den zentralen Pflichten gehört die ordnungsgemäße Abgabe von Steuererklärungen sowie die fristgerechte Entrichtung der geschuldeten Steuern. Dies betrifft insbesondere Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Körperschaftsteuer. Gerade bei der Umsatzsteuer zeigt sich in der Praxis, dass Fehler häufig nicht auf eine falsche rechtliche Würdigung, sondern auf organisatorische Defizite zurückzuführen sind. Unklare Zuständigkeiten, unzureichende Abstimmungen zwischen Buchhaltung und Geschäftsführung oder fehlende Kontrollmechanismen führen regelmäßig dazu, dass Steuererklärungen fehlerhaft oder verspätet abgegeben werden.
Besondere Bedeutung kommt der Lohnsteuer zu. Geschäftsführer haften persönlich für nicht einbehaltene oder nicht abgeführte Lohnsteuer. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Liquiditätslage des Unternehmens angespannt ist. Die Lohnsteuer gilt als treuhänderisch einbehaltene Steuer, die nicht zur freien Verfügung des Unternehmens steht. Wird sie dennoch nicht oder verspätet abgeführt, kann dies zu einer persönlichen Inanspruchnahme des Geschäftsführers führen. Auch Sozialversicherungsbeiträge unterliegen strengen Haftungs- und Strafvorschriften, die eine sorgfältige Organisation zwingend erforderlich machen.
Ein weiterer zentraler Haftungsbereich betrifft die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Geschäftsführer sind dafür verantwortlich, dass die Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ein zutreffendes Bild der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens vermittelt. Formelle Mängel, etwa fehlende Belege, unvollständige Aufzeichnungen oder eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung, können dazu führen, dass die Buchführung insgesamt verworfen wird. Die Folge sind häufig Hinzuschätzungen, die zu erheblichen Steuernachzahlungen führen können.
In der Praxis zeigt sich zudem, dass Haftungsrisiken häufig im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen entstehen. Elektronische Buchführungssysteme, digitale Belegarchivierung und automatisierte Schnittstellen bieten zwar Effizienzgewinne, erfordern jedoch zugleich klare Prozesse und Kontrollen. Fehlende Verfahrensdokumentationen oder unzureichende Zugriffsbeschränkungen werden im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig beanstandet. Geschäftsführer können sich nicht darauf berufen, dass technische Systeme von Dritten bereitgestellt oder betreut werden. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen und damit letztlich bei der Geschäftsführung.
Auch die Delegation steuerlicher Aufgaben entlastet den Geschäftsführer nicht vollständig. Zwar ist es zulässig, Aufgaben an Mitarbeiter oder externe Dienstleister zu übertragen, jedoch bleibt die Pflicht zur Überwachung bestehen. Der Geschäftsführer muss sich regelmäßig davon überzeugen, dass die übertragenen Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt werden. Unterbleibt eine solche Kontrolle, kann dies im Haftungsfall als Pflichtverletzung gewertet werden. Die bloße Beauftragung eines Steuerberaters genügt daher nicht, um eine persönliche Haftung auszuschließen.
Ein weiterer sensibler Bereich ist die Unternehmenskrise. Gerät ein Unternehmen in wirtschaftliche Schwierigkeiten, verschärfen sich die Anforderungen an die Geschäftsführung. Steuerzahlungen dürfen nicht zugunsten anderer Gläubiger zurückgestellt werden. Insbesondere bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung sind steuerliche Pflichten strikt einzuhalten. Verstöße in dieser Phase werden von der Finanzverwaltung und den Strafverfolgungsbehörden besonders kritisch betrachtet.
Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Geschäftsführer ihre steuerlichen Pflichten nicht nur als formale Anforderungen verstehen sollten, sondern als integralen Bestandteil einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung. Eine funktionierende Organisation, klare Zuständigkeiten und regelmäßige Kontrollen sind zentrale Elemente, um Haftungsrisiken zu minimieren. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung und steigender Prüfungsintensität gewinnt die steuerliche Compliance weiter an Bedeutung.
Praxistipp: Geschäftsführer sollten ihre steuerlichen Prozesse regelmäßig überprüfen und dokumentieren. Klare Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Kontrollmechanismen und eine aktuelle Verfahrensdokumentation sind wesentliche Bausteine zur Haftungsvermeidung. In kritischen Situationen, etwa bei Liquiditätsengpässen, empfiehlt sich eine frühzeitige steuerliche Beratung, um persönliche Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu begrenzen.
01.01.2026
Neue steuerliche Gesetze: Welche gesetzlichen Änderungen für 2026 besondere Bedeutung haben
Zum Jahreswechsel 2025/2026 treten zahlreiche gesetzliche Regelungen nicht neu in Kraft, entfalten jedoch erstmals oder verstärkt ihre praktische Wirkung. Für Steuerpflichtige ist es dabei weniger entscheidend, ob ein Gesetz formal „neu“ ist, sondern welche Konsequenzen sich aus den geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen für das laufende Jahr ergeben. Gerade im Januar ist es daher sinnvoll, einen Überblick über die maßgeblichen gesetzlichen Änderungen zu geben und deren praktische Auswirkungen einzuordnen.
Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt weiterhin auf gesetzgeberischen Maßnahmen zur Stärkung von Investitionen und zur Anpassung steuerlicher Rahmenbedingungen an wirtschaftliche Entwicklungen. In den vergangenen Jahren wurden verschiedene Gesetze verabschiedet, die auf eine Förderung unternehmerischer Tätigkeit, auf Bürokratieabbau sowie auf eine stärkere Digitalisierung abzielen. Diese Regelungen greifen nun zunehmend in der täglichen Praxis. Für Unternehmer bedeutet dies, dass Investitionsentscheidungen, Finanzierungsmodelle und betriebliche Gestaltungen vor dem Hintergrund der geltenden steuerlichen Vorgaben sorgfältig geprüft werden sollten.
Auch im Bereich der Abschreibungen und der steuerlichen Berücksichtigung von Aufwendungen haben gesetzliche Anpassungen stattgefunden, die für das laufende Jahr relevant sind. Änderungen bei Abschreibungsmöglichkeiten wirken sich nicht automatisch aus, sondern setzen eine korrekte Anwendung und Dokumentation voraus. In der Praxis zeigt sich, dass steuerliche Vorteile häufig nur dann realisiert werden können, wenn Investitionen rechtzeitig geplant und die gesetzlichen Voraussetzungen vollständig erfüllt werden. Fehler bei der Anwendung führen nicht selten zu späteren Korrekturen im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Darüber hinaus betreffen neue gesetzliche Regelungen auch Arbeitnehmer und private Steuerzahler. Anpassungen bei Freibeträgen, Pauschalen und Abzugsmöglichkeiten verändern die steuerliche Belastung, ohne dass dies für den Einzelnen immer unmittelbar erkennbar ist. Viele Steuerpflichtige gehen davon aus, dass solche Änderungen automatisch berücksichtigt werden. Tatsächlich ist jedoch häufig eine aktive Mitwirkung erforderlich, um steuerliche Vorteile vollständig auszuschöpfen. Gerade bei Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen können sich neue oder geänderte Regelungen spürbar auswirken.
Ein weiterer wichtiger Bereich betrifft die verfahrensrechtlichen Vorschriften. Gesetzliche Anpassungen zielen zunehmend darauf ab, steuerliche Verfahren zu beschleunigen und stärker zu standardisieren. Die fortschreitende Digitalisierung der Steuerverwaltung führt dazu, dass formale Anforderungen an Steuererklärungen, Mitteilungen und Nachweise steigen. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben werden schneller erkannt, was die Bedeutung einer sorgfältigen Vorbereitung weiter erhöht. Steuerpflichtige sollten sich darauf einstellen, dass formale Mängel häufiger zu Rückfragen oder Korrekturen führen.
Auch für Unternehmer ergeben sich aus neuen gesetzlichen Vorgaben erhöhte Anforderungen an Organisation und Dokumentation. Steuerliche Pflichten lassen sich nicht isoliert betrachten, sondern müssen in die betrieblichen Abläufe integriert werden. Änderungen im Steuerrecht wirken sich häufig auf bestehende Prozesse aus, etwa auf die Buchführung, die Belegorganisation oder die interne Kontrolle steuerlich relevanter Sachverhalte. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der internen Abläufe ist daher unerlässlich.
Hinzu kommt, dass neue Gesetze regelmäßig durch Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung konkretisiert werden. Diese Auslegungshilfen prägen die praktische Anwendung oft stärker als der Gesetzestext selbst. Für Steuerpflichtige ist es daher wichtig, nicht nur den formalen Gesetzesstand zu kennen, sondern auch die aktuelle Verwaltungspraxis zu berücksichtigen. In der Beratungspraxis zeigt sich, dass Unsicherheiten häufig weniger auf unklare gesetzliche Regelungen als vielmehr auf deren Anwendung im Einzelfall zurückzuführen sind.
Für das Jahr 2026 bedeutet dies insgesamt, dass Steuerzahler gut beraten sind, ihre steuerliche Situation nicht nur rückblickend, sondern auch vorausschauend zu betrachten. Gesetzliche Änderungen wirken sich häufig erst im laufenden Jahr in vollem Umfang aus. Wer frühzeitig prüft, welche Regelungen relevant sind, kann Gestaltungsspielräume nutzen und steuerliche Risiken vermeiden. Dies gilt sowohl für unternehmerische Entscheidungen als auch für private Vermögens- und Einkommensfragen.
Gerade der Jahresanfang bietet die Gelegenheit, steuerliche Weichen neu zu stellen. Investitionen, Vertragsänderungen oder größere finanzielle Entscheidungen sollten stets auch unter steuerlichen Gesichtspunkten geprüft werden. Eine laufende steuerliche Begleitung hilft, neue gesetzliche Vorgaben korrekt umzusetzen und unerwartete Belastungen zu vermeiden.
Praxistipp: Steuerpflichtige sollten den Jahresbeginn nutzen, um sich einen Überblick über die geltenden steuerlichen Gesetze zu verschaffen und deren Auswirkungen auf die eigene Situation prüfen zu lassen. Neue Regelungen entfalten ihre Wirkung häufig erst im Zusammenspiel mit bestehenden Vorschriften. Eine frühzeitige Beratung hilft, gesetzliche Änderungen richtig einzuordnen, steuerliche Vorteile zu nutzen und Fehler zu vermeiden.
20.01.2026
Ferienwohnungen und Überschusserzielungsabsicht: Neue Maßstäbe bei der Verlustanerkennung
Die steuerliche Behandlung von Ferienwohnungen hängt maßgeblich davon ab, ob eine Einkünfteerzielungsabsicht vorliegt. Diese Frage gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn über mehrere Jahre hinweg Verluste erzielt werden. Während bei dauerhaft vermieteten Wohnungen grundsätzlich eine Einkünfteerzielungsabsicht unterstellt wird, gelten für Ferienwohnungen besondere Maßstäbe.
Eine Dauervermietung wird nur dann angenommen, wenn die Ferienwohnung im gesamten Jahr, abgesehen von üblichen Leerstandszeiten, an wechselnde Feriengäste vermietet wird. Wird die ortsübliche Vermietungszeit um mindestens 25 Prozent unterschritten, ist die Einkünfteerzielungsabsicht anhand einer Prognose zu überprüfen. Diese Prognose entscheidet darüber, ob Verluste steuerlich anerkannt werden.
Die Rechtsprechung stellt dabei zunehmend auf längere Vergleichszeiträume ab. Maßgeblich ist nicht mehr zwingend ein einzelnes Veranlagungsjahr, sondern die durchschnittliche Auslastung der Ferienwohnung über einen zusammenhängenden Zeitraum von regelmäßig drei bis fünf Jahren. Dieser Zeitraum kann mit dem Streitjahr beginnen, es umfassen oder mit ihm enden. Die Darlegungs- und Nachweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen.
Für Vermieter bedeutet dies, dass sie ihre Vermietungsaktivitäten sorgfältig dokumentieren müssen. Hierzu zählen Belegungspläne, Inserate, Buchungsanfragen und Absagen. Nur so kann nachgewiesen werden, dass die Wohnung in geeigneter Form am Markt angeboten wurde und alle in Betracht kommenden Interessenten berücksichtigt wurden.
Wird die 25-Prozent-Grenze im Durchschnitt des maßgeblichen Zeitraums nicht erheblich unterschritten, spricht dies für eine Einkünfteerzielungsabsicht. Andernfalls droht die steuerliche Nichtanerkennung der Verluste. Immobilienbesitzer sollten daher frühzeitig prüfen, ob ihre Vermietungstätigkeit den steuerlichen Anforderungen entspricht, um spätere Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.
17.01.2026
Fahrtkostenerstattungen: Lohnsteuerliche Risiken und Haftungsfolgen für Arbeitgeber
Die Erstattung von Fahrtkosten an Arbeitnehmer gehört zu den Bereichen, die im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen besonders häufig beanstandet werden. Ursache hierfür ist weniger die Höhe der erstatteten Beträge als vielmehr die fehlerhafte steuerliche Einordnung der zugrunde liegenden Fahrten. Arbeitgeber sind verpflichtet, genau zwischen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zu unterscheiden. Fehler in diesem Bereich wirken sich regelmäßig über mehrere Jahre hinweg aus und führen nicht selten zu erheblichen Nachforderungen.
Grundsätzlich sind Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich nur im Rahmen der Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Eine darüber hinausgehende steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist nicht zulässig. Erstattet der Arbeitgeber dennoch höhere Beträge, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt. Anders verhält es sich bei Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Diese können nach den Reisekostengrundsätzen steuerfrei erstattet werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und ordnungsgemäße Nachweise vorliegen.
In der Praxis werden Fahrtkosten häufig pauschal erstattet, ohne dass im Einzelfall geprüft wird, ob tatsächlich eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Solche pauschalen Regelungen sind steuerlich riskant, da sie die erforderliche individuelle Prüfung nicht ersetzen. Auch interne Dienstanweisungen oder langjährige betriebliche Übung führen nicht dazu, dass eine steuerlich unzutreffende Behandlung zulässig wird. Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen werden pauschale Erstattungsmodelle regelmäßig beanstandet.
Ein weiteres häufiges Problem besteht in der unzureichenden Dokumentation. Reisekostenabrechnungen müssen zeitnah, vollständig und plausibel erstellt werden. Erforderlich sind insbesondere Angaben zum Reisezweck, zum Einsatzort, zur Reisedauer und zur zurückgelegten Strecke. Fehlende oder widersprüchliche Angaben führen häufig dazu, dass die steuerfreie Behandlung der Erstattungen versagt wird. Auch nachträgliche Ergänzungen werden von der Finanzverwaltung kritisch gesehen.
Besondere Risiken bestehen bei Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten oder bei Tätigkeiten, bei denen regelmäßig ein Betriebssitz aufgesucht wird. In diesen Fällen ist sorgfältig zu prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt oder ob die Fahrten als Teil einer Auswärtstätigkeit zu qualifizieren sind. Eine fehlerhafte Einordnung wirkt sich nicht nur auf einzelne Abrechnungen aus, sondern betrifft regelmäßig ganze Zeiträume. Die daraus resultierenden Nachforderungen können erhebliche finanzielle Belastungen für den Arbeitgeber darstellen.
Hinzu kommt die Haftung des Arbeitgebers. Wird Lohnsteuer zu Unrecht nicht einbehalten oder abgeführt, haftet grundsätzlich der Arbeitgeber für die entstandenen Steuerbeträge. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Erstattungen gutgläubig entgegengenommen hat. Auch Säumniszuschläge und Zinsen können dem Arbeitgeber auferlegt werden. In der Praxis zeigt sich, dass Haftungsbescheide häufig mehrere Jahre umfassen und entsprechend hohe Beträge erreichen.
Auch für Arbeitnehmer können sich Nachteile ergeben. Werden Fahrtkostenerstattungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung überprüft, kann es zu Korrekturen kommen, wenn die steuerliche Einordnung nicht zutreffend war. Zudem besteht das Risiko, dass Werbungskosten nicht anerkannt werden, wenn entsprechende Nachweise fehlen oder widersprüchlich sind. Arbeitnehmer sollten daher ebenfalls ein eigenes Interesse an einer korrekten Abrechnung haben.
Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung weiterhin ein besonderes Augenmerk auf Fahrtkostenerstattungen legt. Die zunehmende Digitalisierung der Abrechnungsprozesse erleichtert zwar die Verwaltung, führt jedoch zugleich dazu, dass Unstimmigkeiten schneller erkannt werden. Arbeitgeber sollten daher ihre internen Abrechnungsprozesse regelmäßig überprüfen und an die geltenden steuerlichen Vorgaben anpassen.
Praxistipp: Arbeitgeber sollten klare und einheitliche Richtlinien für die Erstattung von Fahrtkosten festlegen und diese regelmäßig schulen. Jede Abrechnung sollte vor Auszahlung auf ihre steuerliche Zulässigkeit geprüft werden. Arbeitnehmer sollten ihre Fahrten sorgfältig dokumentieren und Reisekosten zeitnah abrechnen. Eine saubere Dokumentation schützt beide Seiten vor späteren Nachforderungen und Haftungsrisiken.
14.01.2026
Betriebsprüfung: Aktuelle Prüfungsschwerpunkte und organisatorische Risiken
Betriebsprüfungen gehören für Unternehmer und Freiberufler weiterhin zu den zentralen steuerlichen Risikobereichen. Auch wenn sich die rechtlichen Grundlagen in den vergangenen Jahren nur punktuell geändert haben, zeigt sich in der laufenden Prüfungspraxis, dass Umfang, Tiefe und Formalisierung der Prüfungen stetig zunehmen. Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Unternehmen gut beraten sind, ihre steuerlichen Prozesse nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch organisatorisch belastbar aufzustellen.
Die Betriebsprüfung beschränkt sich längst nicht mehr auf die reine Kontrolle von Zahlenwerken. Neben der materiellen Richtigkeit der Steuererklärungen rücken zunehmend formelle Aspekte in den Fokus. Die Finanzverwaltung legt verstärkt Wert auf die Nachvollziehbarkeit betrieblicher Abläufe, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie die Einhaltung der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten. Fehler in diesen Bereichen führen häufig unabhängig vom eigentlichen Steuerergebnis zu Hinzuschätzungen oder formellen Beanstandungen.
Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt weiterhin auf der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Digitale Buchhaltungssysteme, elektronische Belegführung und automatisierte Prozesse erleichtern zwar den Arbeitsalltag, erhöhen jedoch zugleich die Anforderungen an Dokumentation und Kontrolle. Prüfer verlangen regelmäßig eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie Geschäftsvorfälle entstehen, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Fehlt eine solche Dokumentation oder ist sie nicht schlüssig, wird häufig die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt.
Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den digitalen Schnittstellen. Die Finanzverwaltung nutzt im Rahmen der Betriebsprüfung zunehmend standardisierte Datenzugriffe, um Buchführungsdaten auszuwerten. Unvollständige Datenexporte, fehlende Verknüpfungen zwischen Belegen und Buchungssätzen oder nachträgliche Änderungen an Datensätzen führen regelmäßig zu Rückfragen und Beanstandungen. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird intensiv geprüft, insbesondere bei elektronisch gespeicherten Unterlagen.
Ein weiterer Prüfungsschwerpunkt betrifft umsatzsteuerliche Sachverhalte. Hierzu zählen insbesondere die Ordnungsmäßigkeit von Ausgangs- und Eingangsrechnungen, der Vorsteuerabzug sowie innergemeinschaftliche Leistungen und Lieferungen. Seit der Einführung der E-Rechnung ist zudem verstärkt zu beobachten, dass Prüfer die technischen und organisatorischen Prozesse der Rechnungsverarbeitung hinterfragen. Fehlerhafte Rechnungen, unzureichende Prüfprozesse oder fehlende Nachweise führen häufig zu Vorsteuerkürzungen, selbst wenn die zugrunde liegenden Leistungen unstreitig erbracht wurden.
Auch im Bereich der Kassenführung bleibt die Prüfungsintensität hoch. Unternehmen mit Bargeschäften müssen weiterhin mit detaillierten Prüfungen rechnen, bei denen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte betrachtet werden. Unstimmigkeiten zwischen Kassenaufzeichnungen, tatsächlichen Beständen und Buchführung führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen. Die Erfahrung zeigt, dass selbst kleinere formelle Mängel das Vertrauen der Prüfer in die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erschüttern können.
Nicht zu unterschätzen sind zudem die lohnsteuerlichen Aspekte der Betriebsprüfung. Prüfer nehmen regelmäßig die Behandlung von geldwerten Vorteilen, Reisekosten, Bewirtungen und sonstigen Arbeitnehmerleistungen in den Blick. Fehlerhafte Einstufungen oder unvollständige Nachweise führen häufig zu Nachforderungen, die den Arbeitgeber treffen. Besonders problematisch ist, dass solche Fehler häufig über mehrere Jahre hinweg unentdeckt bleiben und sich dadurch erhebliche Beträge summieren.
Für Unternehmen stellt sich daher nicht nur die Frage, ob ihre Steuererklärungen inhaltlich korrekt sind, sondern auch, ob ihre internen Prozesse einer Prüfung standhalten. Eine Betriebsprüfung ist stets auch eine Prüfung der Organisation. Unklare Zuständigkeiten, fehlende Kontrollmechanismen oder unzureichende Dokumentationen erhöhen das Risiko von Beanstandungen erheblich. Dabei spielt es keine Rolle, ob Fehler vorsätzlich oder unbewusst entstanden sind.
Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung ihre Prüfungsstrategie weiter auf datenbasierte Analysen und formelle Ordnungsmäßigkeit ausrichtet. Unternehmen sollten daher nicht erst bei Ankündigung einer Betriebsprüfung reagieren, sondern ihre steuerlichen Prozesse laufend überprüfen. Eine frühzeitige Identifikation von Schwachstellen ermöglicht es, Risiken zu minimieren und Beanstandungen vorzubeugen.
Praxistipp: Unternehmer sollten regelmäßig interne Prüfungen ihrer Buchführungs- und Dokumentationsprozesse durchführen oder durchführen lassen. Eine aktuelle Verfahrensdokumentation, klar definierte Zuständigkeiten und nachvollziehbare Abläufe sind zentrale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Betriebsprüfung. Gerade vor dem Hintergrund zunehmender Digitalisierung ist es sinnvoll, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.
11.01.2026
Steuerliche Neuerungen: Gesetzesänderungen und praktische Auswirkungen für das Jahr 2026
Zum Jahreswechsel 2025/2026 treten für viele Steuerpflichtige keine völlig neuen Steuergesetze in Kraft, wohl aber entfalten zahlreiche bereits beschlossene Änderungen erstmals ihre volle praktische Wirkung. Gerade in einer Januar-Mandanteninfo ist es daher entscheidend, nicht vermeintliche Neuheiten darzustellen, sondern den geltenden Rechtsstand einzuordnen und aufzuzeigen, welche Regelungen für das laufende Jahr besondere Bedeutung erlangen. Für Steuerzahler bedeutet dies, dass sie sich frühzeitig mit den steuerlichen Rahmenbedingungen auseinandersetzen sollten, um Gestaltungsspielräume zu nutzen und Risiken zu vermeiden.
Ein zentraler Bereich betrifft investitionsbezogene steuerliche Regelungen. In den vergangenen Jahren wurden verschiedene Maßnahmen eingeführt, um Investitionen zu fördern und die wirtschaftliche Entwicklung zu unterstützen. Diese Regelungen wirken sich nun zunehmend in der Praxis aus, etwa durch erweiterte Abschreibungsmöglichkeiten oder angepasste Bemessungsgrundlagen. Für Unternehmer ist dabei besonders relevant, dass steuerliche Vergünstigungen regelmäßig an konkrete Voraussetzungen geknüpft sind. Werden diese nicht vollständig erfüllt oder fehlerhaft dokumentiert, drohen Korrekturen im Rahmen späterer Betriebsprüfungen.
Auch im Bereich der Einkommensteuer ergeben sich für viele Steuerpflichtige spürbare Auswirkungen. Anpassungen bei Freibeträgen und Pauschalen verändern die steuerliche Belastung, führen jedoch nicht automatisch zu einer optimalen steuerlichen Behandlung. Gerade Arbeitnehmer verlassen sich häufig darauf, dass Änderungen korrekt durch den Arbeitgeber oder die Finanzverwaltung berücksichtigt werden. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass individuelle Besonderheiten, etwa bei Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen, weiterhin eine aktive Steuerplanung erfordern.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Bereich der Verfahrensvorschriften. Die fortschreitende Digitalisierung der Steuerverwaltung führt zu beschleunigten Abläufen, zugleich aber auch zu einer stärkeren Formalisierung. Steuererklärungen, Mitteilungen und Nachweise werden zunehmend elektronisch verarbeitet, was die Fehleranfälligkeit bei formalen Mängeln erhöht. Unvollständige Angaben, verspätete Mitwirkungen oder unklare Zuordnungen können schneller erkannt werden und führen häufiger zu Rückfragen oder Korrekturen. Für Steuerzahler bedeutet dies, dass formale Sorgfalt eine immer größere Rolle spielt.
Auch für Unternehmer und Freiberufler steigen die Anforderungen an die steuerliche Organisation. Gesetzliche Änderungen wirken häufig nicht isoliert, sondern greifen in bestehende Prozesse ein. Dies betrifft insbesondere die Buchführung, die Belegorganisation und die Dokumentation steuerlich relevanter Sachverhalte. Neue oder geänderte Regelungen müssen in die bestehenden Abläufe integriert werden, was eine regelmäßige Überprüfung der internen Prozesse erforderlich macht. Fehler in diesem Bereich führen nicht selten zu Beanstandungen, selbst wenn das steuerliche Ergebnis an sich zutreffend ist.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen zudem Änderungen im Bereich der Besteuerung privater Einkünfte. Anpassungen bei der Behandlung bestimmter Einkunftsarten, bei Verlustverrechnungen oder bei steuerlichen Abzugsmöglichkeiten können sich unmittelbar auf die individuelle Steuerlast auswirken. Steuerpflichtige, die sich ausschließlich an Vorjahreswerten orientieren, laufen Gefahr, steuerliche Vorteile nicht auszuschöpfen oder ungewollt Nachteile in Kauf zu nehmen. Gerade im Januar bietet sich daher eine Bestandsaufnahme der eigenen steuerlichen Situation an.
Hinzu kommt, dass gesetzliche Änderungen häufig von Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung begleitet werden, die erst im Laufe der Zeit Klarheit über die praktische Anwendung schaffen. Für Steuerzahler ist es daher wichtig, nicht nur den Gesetzestext zu kennen, sondern auch die aktuelle Auslegung durch Finanzverwaltung und Gerichte zu berücksichtigen. In der Beratungspraxis zeigt sich, dass viele Unsicherheiten weniger auf unklare Gesetze als vielmehr auf deren Anwendung im Einzelfall zurückzuführen sind.
Für das Jahr 2026 ergibt sich daraus die Notwendigkeit, steuerliche Entscheidungen nicht isoliert zu treffen, sondern im Gesamtzusammenhang zu betrachten. Investitionen, Vertragsgestaltungen oder private Vermögensentscheidungen sollten stets auch unter steuerlichen Gesichtspunkten geprüft werden. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den geltenden Regelungen ermöglicht es, Gestaltungsspielräume zu nutzen und spätere Korrekturen zu vermeiden.
Praxistipp: Steuerzahler sollten den Jahresbeginn nutzen, um ihre steuerliche Situation zu überprüfen. Änderungen im Steuerrecht entfalten ihre Wirkung häufig erst im laufenden Jahr. Eine frühzeitige Beratung hilft, neue Regelungen korrekt umzusetzen, steuerliche Vorteile zu sichern und Risiken zu minimieren. Gerade bei größeren finanziellen Entscheidungen kann eine aktuelle steuerliche Einschätzung erhebliche Auswirkungen haben.
08.01.2026
Photovoltaikanlagen und Grunderwerbsteuer: Steuerliche Einordnung und typische Fehlerquellen
Der Erwerb von Immobilien mit installierten Photovoltaikanlagen wirft seit einigen Jahren zunehmend grunderwerbsteuerliche Fragen auf. Auch für das Jahr 2026 ist dieses Thema für Immobilienkäufer, Investoren und Berater von erheblicher Bedeutung, da die steuerliche Behandlung von Photovoltaikanlagen weiterhin von einer Vielzahl von Abgrenzungskriterien abhängt. Fehler bei der Einordnung können zu erheblichen zusätzlichen Steuerbelastungen führen, die häufig erst im Nachhinein erkannt werden.
Ausgangspunkt der grunderwerbsteuerlichen Beurteilung ist die Frage, welche Bestandteile eines Immobilienkaufs zur steuerpflichtigen Gegenleistung gehören. Die Grunderwerbsteuer erfasst grundsätzlich den Erwerb von Grund und Boden sowie die wesentlichen Bestandteile des Gebäudes. Nicht steuerbar sind hingegen Betriebsvorrichtungen, die einer eigenständigen betrieblichen Nutzung dienen und nicht primär der Nutzung des Gebäudes selbst zuzuordnen sind. Photovoltaikanlagen können je nach Ausgestaltung entweder als Gebäudebestandteil oder als Betriebsvorrichtung qualifiziert werden. Diese Einordnung ist für die steuerliche Behandlung entscheidend.
Dienen Photovoltaikanlagen ausschließlich der Stromerzeugung zur Einspeisung in öffentliche Netze, liegt regelmäßig ein eigenständiger Gewerbebetrieb vor. In diesen Fällen werden auf Trägerkonstruktionen montierte Photovoltaikmodule als Betriebsvorrichtungen angesehen. Der auf sie entfallende Kaufpreisanteil gehört nicht zur grunderwerbsteuerlichen Bemessungsgrundlage. Voraussetzung ist jedoch, dass die Anlage technisch und wirtschaftlich vom Gebäude abgrenzbar ist und nicht überwiegend der Eigenversorgung dient.
Anders stellt sich die Situation dar, wenn die Photovoltaikanlage ganz oder teilweise der Versorgung des Gebäudes mit Strom dient. In diesen Fällen wird sie regelmäßig als Bestandteil des Grundvermögens eingeordnet. Der auf die Anlage entfallende Kaufpreisanteil unterliegt dann der Grunderwerbsteuer. Diese Abgrenzung ist in der Praxis besonders fehleranfällig, da viele Anlagen sowohl zur Eigenversorgung als auch zur Einspeisung genutzt werden. In solchen Mischfällen ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich, um die steuerlichen Folgen korrekt zu beurteilen.
Besondere Bedeutung kommt sogenannten dach- oder fassadenintegrierten Photovoltaikanlagen zu. Werden Photovoltaikmodule nicht lediglich auf dem Dach montiert, sondern ersetzen sie klassische Bauelemente wie Dachziegel, Fassadenplatten oder andere Gebäudeteile, gelten sie regelmäßig als Gebäudebestandteil. Diese Einordnung erfolgt unabhängig davon, wie der erzeugte Strom verwendet wird. Auch wenn die Einspeisung in öffentliche Netze im Vordergrund steht, unterliegt der entsprechende Kaufpreisanteil in diesen Fällen der Grunderwerbsteuer.
Zusätzliche Risiken ergeben sich bei sogenannten einheitlichen Erwerbsvorgängen. Wird ein Grundstück zusammen mit der Verpflichtung erworben, ein Gebäude zu errichten, unterliegt regelmäßig nicht nur der Kaufpreis für den Grund und Boden, sondern auch der Baupreis der Grunderwerbsteuer. Dies gilt auch für Photovoltaikanlagen, die im Rahmen eines solchen Bauvorhabens errichtet werden. Bereits ein mittelbarer Zusammenhang zwischen Grundstückskaufvertrag und Bauvertrag kann ausreichen, um einen einheitlichen Erwerbsvorgang anzunehmen. Die steuerlichen Folgen werden dabei häufig unterschätzt.
In der Praxis zeigt sich, dass vertragliche Gestaltungen eine entscheidende Rolle spielen. Eine klare Aufteilung der Kaufpreisbestandteile kann zwar helfen, die steuerliche Bemessungsgrundlage nachvollziehbar darzustellen, ersetzt jedoch nicht die materiell-rechtliche Einordnung. Die Finanzverwaltung ist nicht an vertragliche Bezeichnungen gebunden, sondern prüft, wie die Photovoltaikanlage tatsächlich genutzt wird und wie sie technisch in das Gebäude integriert ist. Unzutreffende Zuordnungen führen regelmäßig zu nachträglichen Steuerfestsetzungen.
Für Immobilienkäufer stellt sich zudem die Frage, wie mit bereits bestehenden Anlagen umzugehen ist. Auch hier ist zu prüfen, ob die Anlage als eigenständige Betriebsvorrichtung oder als Gebäudebestandteil zu qualifizieren ist. Eine pauschale Betrachtung ist unzulässig. Vielmehr sind technische Ausgestaltung, Nutzungszweck und wirtschaftliche Einbindung im Einzelfall zu würdigen.
Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Käufer und Investoren dem Thema Photovoltaik und Grunderwerbsteuer besondere Aufmerksamkeit widmen sollten. Die steigende Zahl entsprechender Anlagen und die zunehmende Bedeutung erneuerbarer Energien führen dazu, dass dieses Thema in der Beratungspraxis weiter an Relevanz gewinnt.
Fehlentscheidungen können erhebliche finanzielle Folgen haben, die sich durch eine frühzeitige Prüfung häufig vermeiden lassen.
Praxistipp: Vor dem Erwerb einer Immobilie mit Photovoltaikanlage sollte geprüft werden, wie die Anlage steuerlich einzuordnen ist. Eine klare Dokumentation des Nutzungszwecks, technische Beschreibungen und eine sachgerechte Kaufpreisaufteilung können helfen, spätere Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung zu vermeiden. Eine frühzeitige steuerliche Beratung ist insbesondere bei Neubauvorhaben oder einheitlichen Erwerbsvorgängen empfehlenswert.
05.01.2026
Erste Tätigkeitsstätte oder Auswärtstätigkeit: Abgrenzung mit erheblichen steuerlichen Folgen
Die Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und Auswärtstätigkeit zählt weiterhin zu den besonders konfliktträchtigen Themen im Lohnsteuer- und Einkommensteuerrecht. Obwohl die gesetzlichen Grundlagen bereits seit mehreren Jahren bestehen, zeigt sich in der laufenden Beratungspraxis und im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen, dass Fehlbeurteilungen nach wie vor häufig vorkommen. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich daraus erhebliche steuerliche Risiken, da die Einordnung unmittelbare Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisekosten hat.
Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist. Diese Zuordnung kann sich aus dem Arbeitsvertrag, aus dienst- oder arbeitsrechtlichen Weisungen oder aus der tatsächlichen Durchführung des Arbeitsverhältnisses ergeben. Entscheidend ist jedoch nicht allein eine formale Festlegung, sondern auch der Umfang und die Bedeutung der dort ausgeübten Tätigkeit. Der Arbeitnehmer muss an der Tätigkeitsstätte in einem nicht nur untergeordneten Umfang tätig werden. Tätigkeiten von rein organisatorischem Charakter, kurze Abstimmungen oder das gelegentliche Abholen von Arbeitsmaterial genügen hierfür regelmäßig nicht.
Fehlt eine solche dauerhafte Zuordnung, liegt steuerlich eine Auswärtstätigkeit vor. In diesen Fällen können Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden, entweder in tatsächlicher Höhe oder pauschal pro gefahrenem Kilometer. Zusätzlich kommen Verpflegungsmehraufwendungen und gegebenenfalls Übernachtungskosten in Betracht. Der Unterschied zur Entfernungspauschale, die nur bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Anwendung findet, ist erheblich und wirkt sich sowohl auf den Arbeitnehmer als auch auf den Arbeitgeber aus, wenn Kosten steuerfrei erstattet werden.
In der Praxis bereiten insbesondere Tätigkeiten mit wechselnden Einsatzorten Schwierigkeiten. Hierzu zählen etwa Monteure, Fahrer, Bauarbeiter oder Servicetechniker, deren eigentliche Arbeitsleistung regelmäßig außerhalb eines festen Betriebssitzes erbracht wird. Dass ein Betriebssitz existiert und gelegentlich aufgesucht wird, begründet für sich genommen noch keine erste Tätigkeitsstätte. Maßgeblich ist vielmehr, ob der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit dort liegt. Wird die Hauptarbeitsleistung dauerhaft außerhalb erbracht, spricht dies gegen das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte.
Besondere Aufmerksamkeit verdient auch die sogenannte Sammelpunktregelung. Fährt ein Arbeitnehmer arbeitstäglich zu einem festgelegten Ort, um von dort gemeinsam mit anderen Arbeitnehmern weiterzufahren, können die Fahrten zu diesem Sammelpunkt steuerlich wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden. Diese Regelung greift jedoch nur unter engen Voraussetzungen. Liegt kein tägliches Aufsuchen oder kein organisatorischer Sammelpunkt im steuerlichen Sinne vor, scheidet die Anwendung der Entfernungspauschale aus. In der Praxis wird diese Abgrenzung häufig fehlerhaft vorgenommen.
Die Rechtsprechung stellt zunehmend auf die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit ab. Dabei wird insbesondere geprüft, ob der Betriebssitz für die konkrete Tätigkeit prägend ist oder lediglich eine untergeordnete Rolle spielt. Auch zeitliche Aspekte sind von Bedeutung. Hält sich der Arbeitnehmer nur gelegentlich oder für kurze Zeiträume am Betriebssitz auf, spricht dies regelmäßig gegen eine erste Tätigkeitsstätte. Eine pauschale Betrachtung ist unzulässig; vielmehr ist stets eine Gesamtwürdigung aller Umstände erforderlich.
Für Arbeitgeber ergeben sich aus einer fehlerhaften Einordnung erhebliche Haftungsrisiken. Werden Fahrtkosten zu Unrecht als Reisekosten steuerfrei erstattet, drohen im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen Nachforderungen, Säumniszuschläge und gegebenenfalls Haftungsbescheide. Diese betreffen regelmäßig mehrere Jahre und können erhebliche Beträge erreichen. Arbeitnehmer wiederum riskieren, dass Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung gekürzt oder vollständig versagt werden.
Hinzu kommt, dass die steuerliche Einordnung nicht allein von internen Vereinbarungen abhängt. Auch wenn im Arbeitsvertrag keine erste Tätigkeitsstätte benannt ist, kann eine solche vorliegen, wenn die tatsächliche Durchführung des Arbeitsverhältnisses darauf hindeutet. Umgekehrt kann eine vertragliche Zuordnung unwirksam sein, wenn sie den tatsächlichen Verhältnissen widerspricht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher nicht ausschließlich auf formale Regelungen verlassen.
Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung weiterhin ein besonderes Augenmerk auf diese Abgrenzungsfragen legt. Lohnsteuer-Außenprüfungen zeigen regelmäßig, dass gerade bei Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten erhebliche Unsicherheiten bestehen. Eine sorgfältige Prüfung und Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeitsverhältnisse ist daher unerlässlich.
23.01.2026
E-Rechnung: E-Rechnung: Prüfpflichten, Archivierung und Vorsteuerabzug nach geltendem Recht
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im innerdeutschen B2B-Bereich gesetzlich eingeführt. Während die Umstellung im vergangenen Jahr für viele Unternehmen zunächst vor allem eine technische und organisatorische Herausforderung darstellte, rücken mit Beginn des Jahres 2026 zunehmend die praktischen Konsequenzen dieser Regelung in den Vordergrund. Die E-Rechnung ist kein bloßes Digitalisierungsprojekt, sondern ein eigenständiges umsatzsteuerliches Ordnungskriterium, dessen fehlerhafte Handhabung erhebliche steuerliche Risiken nach sich ziehen kann.
Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist entscheidend, dass ausschließlich die strukturierte elektronische Datei als Rechnung im rechtlichen Sinne gilt. Sichtdarstellungen, etwa als PDF-Datei oder Ausdruck, dienen lediglich der Lesbarkeit, entfalten jedoch keine eigenständige steuerliche Wirkung. Für den Vorsteuerabzug ist es zwingend erforderlich, dass die strukturierte Rechnung vollständig, unverändert und maschinell auswertbar vorliegt und entsprechend archiviert wird. Dies gilt unabhängig davon, ob die Rechnung im Format XRechnung oder als hybrides ZUGFeRD-Dokument übermittelt wird. Eine ausschließliche Archivierung der PDF-Sichtdatei genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.
Von zentraler Bedeutung ist die Prüfpflicht des Rechnungsempfängers. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller ordnungsgemäß gehandelt hat. Der Rechnungsempfänger hat sicherzustellen, dass die empfangene E-Rechnung sowohl technisch als auch inhaltlich den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die technische Prüfung, häufig als Validierung bezeichnet, dient dazu festzustellen, ob die Rechnung den vorgeschriebenen Formaten und Syntaxregeln entspricht und ob alle erforderlichen Daten maschinell ausgelesen werden können. Format- und Geschäftsregelfehler, etwa fehlende Pflichtfelder oder rechnerische Unstimmigkeiten, lassen sich in der Regel durch geeignete Validierungssoftware erkennen.
Davon zu unterscheiden ist die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Diese umfasst insbesondere die korrekte Bezeichnung des Leistungsempfängers, eine ausreichende Leistungsbeschreibung, den zutreffenden Leistungszeitpunkt sowie die richtige umsatzsteuerliche Einordnung des Vorgangs. Solche inhaltlichen Fehler lassen sich regelmäßig nicht automatisiert erkennen und erfordern weiterhin eine sorgfältige manuelle Kontrolle. Die Praxis zeigt, dass gerade hier erhebliche Risiken bestehen, da technische Validierungsergebnisse häufig als vollständige Entlastung missverstanden werden.
Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs stellt klar, dass der Vorsteuerabzug nur dann gewährt werden kann, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Leistungsempfänger seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist. Zwar liegt die Verantwortung für die Ausstellung der Rechnung beim leistenden Unternehmer, gleichwohl trägt auch der Rechnungsempfänger ein eigenes Risiko. Werden offensichtliche Mängel nicht erkannt oder ignoriert, kann der Vorsteuerabzug selbst dann versagt werden, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Der Vorsteuerabzug setzt ein ordnungsgemäßes Verfahren voraus und ist kein Automatismus.
Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang der Verfahrensdokumentation zu. Die Finanzverwaltung erwartet, dass Unternehmen ihre Prozesse rund um den Rechnungseingang nachvollziehbar dokumentieren. Dazu gehört insbesondere, wie E-Rechnungen empfangen werden, welche Systeme beteiligt sind, wie die technische Validierung erfolgt, wer für die inhaltliche Prüfung zuständig ist und wie mit fehlerhaften Rechnungen umgegangen wird. Der bloße Einsatz geeigneter Software genügt nicht. Entscheidend ist, dass der Prüfprozess organisatorisch verankert, dokumentiert und tatsächlich gelebt wird.
Auch die Archivierung von E-Rechnungen stellt erhöhte Anforderungen an Unternehmen. Die strukturierten Rechnungsdateien sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert und revisionssicher zu speichern. Dabei muss jederzeit gewährleistet sein, dass die Dateien les- und maschinell auswertbar bleiben. Änderungen am Dateiformat, Datenverluste oder fehlende Verknüpfungen zwischen Rechnung und Buchung können im Rahmen von Betriebs- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zu erheblichen Beanstandungen führen.
Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Unternehmen ihre im Jahr 2025 eingeführten Prozesse kritisch überprüfen und gegebenenfalls nachschärfen sollten. Erste Prüfungserfahrungen zeigen, dass insbesondere unzureichende Dokumentationen, fehlende Nachweise über durchgeführte Validierungen und unklare Zuständigkeiten regelmäßig beanstandet werden. Die E-Rechnung ist damit nicht nur ein technisches Thema, sondern ein fester Bestandteil der steuerlichen Compliance.
Praxistipp:
Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation ausdrücklich um den Bereich der E-Rechnungsverarbeitung ergänzen und regelmäßig aktualisieren. Sinnvoll ist eine klare Trennung zwischen technischer Validierung und inhaltlicher Prüfung sowie eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Validierungsberichte sollten gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden, um im Prüfungsfall den ordnungsgemäßen Ablauf nachweisen zu können. Eine frühzeitige Überprüfung der Prozesse reduziert das Risiko von Vorsteuerkürzungen erheblich.
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